Nuestra historia
Cómo llegamos a hacer esto
Hogaria empezó en Barranquilla en 2019, cuando dos personas con trayectorias en gestión administrativa y coordinación de procesos se encontraron resolviendo el mismo problema para sus propias familias: una pila de documentos sin orden, vencimientos que nadie había registrado y trámites que se demoraban semanas porque siempre faltaba algún papel.
Lo que comenzó como un servicio informal para el entorno cercano fue tomando forma a medida que más familias pedían ayuda con situaciones parecidas: una sucesión que requería reunir registros de varios departamentos, una visa que se caía por discrepancias en nombres, un proceso de pensión detenido por una partida de nacimiento que nadie recordaba dónde estaba.
Hoy Hogaria es un equipo pequeño y deliberadamente pequeño. Preferimos trabajar con un número de familias que nos permita hacer bien cada encargo antes que crecer más rápido de lo que nos permite mantener la calidad. Cada familia que llega recibe atención directa de quien coordina su caso, sin intermediarios.
Nuestra misión
Lo que nos mueve
Creemos que los documentos de una familia son parte de su memoria. Cuando están en desorden o faltan piezas, esa memoria se vuelve frágil justo en los momentos en que más se necesita. Nuestro trabajo es ayudar a que esa memoria esté completa y al alcance.
No somos abogados ni notarios. Lo que hacemos es trabajo práctico, organizativo y de coordinación: revisamos, identificamos, gestionamos lo que no requiere licencia profesional y remitimos con claridad lo que sí. Esa honestidad sobre los límites de nuestro trabajo es parte de cómo entendemos la responsabilidad hacia las familias que nos confían sus papeles.
Calma
Los trámites no deberían generar ansiedad. Trabajamos sin apuros y comunicamos con anticipación.
Transparencia
Explicamos qué hacemos, por qué lo hacemos y qué corresponde a un profesional especializado.
Trabajo concreto
Cada servicio termina con un entregable tangible que la familia puede usar y mantener por su cuenta.
El equipo
Quiénes trabajan con usted
Un equipo reducido a propósito: preferimos que la familia conozca a quien coordina su caso.
Lucía Cardona
Coordinadora de documentación
Doce años en gestión documental para entidades públicas y privadas en el Caribe colombiano. Conoce de cerca los procesos de registraduría, notarías y cancillería en la región.
Andrés Montiel
Coordinador de trámites
Especializado en la coordinación de procesos con múltiples entidades: apostilla, traducción certificada y legalización de documentos para trámites en el exterior y ante consulados.
Valentina Rueda
Organización y digitalización
Responsable de los procesos de digitalización, nomenclatura de archivos y construcción de índices. Trabaja directamente con las familias en el Programa del Hogar.
Cómo trabajamos
Estándares que aplicamos en cada caso
Acuerdo de confidencialidad
Antes de comenzar cualquier trabajo firmamos un acuerdo que detalla cómo manejamos la información de la familia, quién tiene acceso y por cuánto tiempo.
Verificación cruzada de datos
Revisamos que nombres, fechas y números de documento sean consistentes en todo el conjunto documental antes de cualquier entrega o gestión.
Registro de cada paso
Mantenemos un rastreador escrito de cada gestión: qué se solicitó, cuándo, con qué resultado. La familia tiene acceso a ese registro en todo momento.
Remisión clara a profesionales
Cuando un asunto requiere abogado, notario o contador lo decimos desde el principio y explicamos por qué, sin demoras ni rodeos.
Entregables escritos
Todo servicio cierra con un documento: un inventario, un acta de cierre o un índice. La familia recibe algo que puede usar sin depender de nosotros.
Comunicación regular
Para los servicios de varias semanas, enviamos actualizaciones escritas cada semana. Nadie tiene que preguntar cómo va el proceso.
Documentación familiar en Colombia: lo que implica y cómo lo abordamos
La vida administrativa de una familia colombiana pasa por registraduría, notarías, cancillería, entidades educativas, empleadores y entidades de salud, entre otras. Cada una tiene sus propios requisitos, plazos y formatos. Cuando se adelanta un trámite de alguna envergadura —una sucesión, una visa, un cambio de estado civil, una pensión—, el primer obstáculo que aparece casi siempre es documental: algo falta, algo no cuadra o algo venció.
En Hogaria nos ocupamos de esa parte del proceso: reunir lo que existe, identificar con precisión lo que falta, verificar que los datos sean consistentes entre documentos y coordinar las gestiones prácticas que no requieren licencia profesional. El trabajo de fondo —la asesoría jurídica, la elaboración de escrituras, la representación ante entidades— lo hacen los profesionales que la familia escoge.
Trabajamos en Barranquilla y conocemos los procesos habituales en la Registraduría Distrital del Atlántico, las notarías del circuito y la Cancillería. Eso nos permite darle a las familias información práctica sobre tiempos reales, documentos necesarios y pasos concretos, no estimaciones genéricas.
Referentes de buena práctica
Privacidad
Trabajamos bajo las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales en Colombia.
Archivística
Los criterios de organización y nomenclatura que aplicamos se basan en estándares del Archivo General de la Nación.
Digitalización
Para el Programa del Hogar aplicamos resolución mínima de 300 dpi y verificación de legibilidad en cada documento escaneado.
Hablemos de los documentos de su familia
Un mensaje es suficiente para empezar. Le respondemos en un día hábil con información sobre cuál de nuestros servicios se ajusta mejor a su situación.
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